マイナンバー運用開始迫る！！
自動車整備業はどんな準備が必要か？！＜2＞
前回は、マイナンバーとは何か。利用範囲は、社員の妻や子供は、など基本的な仕組みを解説しました。第2回目となる今回は、整備企業自身がマイナンバー制度の運用開始を前に、どんな準備をすすめていったらいいのか、会社としての事前準備を中心に解説してまいります。
Q8 マイナンバーは、法人にも付与されると聞いているが本当か？
法人の場合はマイナンバーとは言いませんが、運用するために法人番号が付与されることになっています。マイナンバーが12桁ですが、法人番号は13桁で国税庁長官から、2015年10月以降に通知されます。法人番号はインターネットを通じて公表されて広く活用されることになっています。
Q9 法人でない個人企業の場合はどうなるのか
個人企業には、法人番号は付与されません。そのかわり、個人事業主にはマイナンバーがありますので、諸官庁への申請書等にはマイナンバーを附記することになります。なお、業務の委託者に発行する支払調書などに個人事業者のマイナンバーを記入して交付することは個人情報保護の観点から認められていませんので、注意が必要です。
Q10 整備業が事前に準備することは
大きくは次のようなことを準備しておく必要があります。もちろん従業員100人以下の中小事業者には、特例的な対応が認められるようですから一般の企業並みを求められているわけではありません。しかし、できるだけ下記の項目について実施要領、規定の整備などに近づける努力はしたいものです。
Ⅰ マイナンバーを扱う基本方針、取扱規定等の策定
Ⅱ 社内組織をどのようにするべきか
Ⅲ 事務取扱担当者の設置や教育
Ⅳ パソコンの管理、書類の管理
Ⅴ 情報漏えいの防止等
Ⅵ その他の留意点
Q11 制定する基本方針、取扱規定等の策定は
会社でマイナンバーを取り扱う為に必要な事前準備、基本的には情報管理をどうするかの安全管理措置が中心議題となります。整備工場などでは、マイナンバーの数量が少なく、しかも特定個人情報の取り扱い者が限定的などから、厳しい規定など求められることはありません。しかし、規定等を決めておいたほうがリスク管理面で好都合だとされています。基本方針に記載する内容は、①会社の名称、②法令遵守の決意、③安全管理措置の内容、④苦情処理や質問を受ける窓口、などとなります。
一方、取扱規定は以下の順序で規定化しましょう。「マイナンバーを取得する段階」→「利用する段階」→「保存する段階」→「削除・廃棄」のそれぞれで、事務処理の流れ、フロー図作成、人事異動の場合、責任者の確認、などルール化すると良いでしょう。
Q12 社内組織をどうするか
基本的には①責任者、②事務担当者、を決めるとともに、特定個人情報の取り扱い状況が分かる業務日誌等の記録のルール、チェックリストの作成、情報漏えいもしくは疑う兆候が有る場合の連絡、責任、防止策・ルールの見直し、など体制やルールを決める。
Ｑ13 パソコン、書類の管理
会社の総務・経理関係の区域は、社内のだれもが通行できる、操作できる環境にあるのは、社内情報だけでなくお客様情報など関連情報も保管管理している関係で、望ましくありません。この際ですから、マイナンバー制度のスタートを期して、大切な情報を扱う区域への立ち入り制限、機器や書類の操作や取扱規定、盗難防止策、操作権限者を限定する、など厳格にすることをお勧めします。
また、マイナンバーの削除や破棄した場合は、必ず記録をして保存しておく必要があります。パソコンには、関係者以外アクセスできないためのパスワード、ＩＤ管理など徹底しましょう。