自動車整備業のマイナンバーどんな準備が必要？まとめ
マイナンバー制度の開始がいよいよ間近にせまってきました。制度の概要を（マイナンバーへの対応１）（マイナンバーへの対応２）の2回にわけて、Q&A方式で紹介してまいりましたが、人によっては「さっぱりわからない。要するに何をどうしたらいいの」と思っていらっしゃる方も少なくないと思われます。そこで、今月のまとめでは、今後のスケジュールに沿った「やるべきこと」の一覧と、確認すべき事項をご紹介します。
Q.14 まず何をやらなきゃいけないのか？
A.最初にやってもらいたいのは、制度の説明と個人番号を提供してもらう必要があるので、その注意点などの社内説明会を開くことです。そのため、会社でマイナンバーを扱う担当者（社長、もしくは奥様、総務経理責任者など）を決め、その人がマイナンバー制度の概要を理解して、社員及び関係先に説明し、お願いする必要があります。本誌の過去2回の記事概要程度理解し、会社が個人番号を集め、行政機関等に提出する義務を負っているので、個人番号の取得と提供を11月末日ごろまでにしてください、と通知します。
Q.15 社員及び社員の扶養家族などの本人確認もするのか？
A.当然社員ですから、本人とわかっています。しかし、会社は本人確認の義務を負っているため、行政機関から本人に通知された「通知カード」の提示により確認します。ただし、扶養家族の場合は、社員本人が確認したとみなし、マイナンバーの提供だけで大丈夫です。
Q.16 個人番号を収集するときに同意書など必要になるか？
A.個人番号の取得にあたっては、その利用目的を明示することが必要です。これは、社員に限らず、会社で取引している個人（駐車場の持ち主、個人で運転、営業代行などお願いしている人、個人税理士など）にも個人番号を提供いただく必要があるため、やはり同意書を交付すると同時に、署名捺印してもらう必要があります。
Q.17 個人番号の管理等で準備することは？
A.一定規模以上の会社なら、多数の個人番号の取得と管理運用の為パソコンシステムの活用、管理など高度な管理が必要です。だが、10名から30名の小規模事業が大半の整備業の場合は、個人番号は書面で管理するだけでしょうから、施錠できてしかも管理は担当者だけとしておくことで十分です。万一パソコンで管理する場合は、パスワードの管理漏えいやUSBメモリーなどで担当者以外の人ができない措置をとっておきましょう。
Q.18 たるべきことをスケジュールで明示したら？
A.現在わかっている範囲でスケジューリングすると、次の表になります。ぜひとも間違わないように準備、確認をしましょう。
マイナンバー制度の実施までのスケジューリング
＊平成27年11月末までにやること
① 社内の個人番号扱い担当者の決定
② 個人番号の収集保管方法の決定
③ 社員への説明
④ 外部の個人番号収集対象者の洗い出し
⑤ 同意書の作成と配布
⑥ 個人番号の収集保管
＊平成27年年末までにやること
⑦ 年末調整の扶養控除申告書作成時に必要となる為、初めて個人番号を記載することが出てくる可能性があり。
＊平成28年1月より
⑧ 外部の委託者へ支払調書発行時に記入
⑨ 新入社員が有った場合の各種行政への提出書類への記入
⑩ 退職者の源泉徴収票への記入